Travail à domicile : Quels outils pour mieux s’organiser ?

Travail à domicile : Quels outils pour mieux s’organiser ?

Le monde connait une crise sanitaire importante avec la propagation du Covid-19. Cette pandémie déclarée par l’Organisation Mondiale de la Santé a entraînée momentanément la fermeture des établissements dans plusieurs secteurs d’activité. Face à cette situation qui a engendré un confinement général, plusieurs entreprises se sont vues dans l’obligation d’exercer un travail à domicile avec leurs employés partenaires et collaborateurs. 

Ce système de travail en ligne devient la nouvelle donne dans plusieurs pays et est réglementé de surcroît dans les textes qui régissent les conditions de travail. Bien qu’il y ait eu un déconfinement, certaines entreprises continuent d’exercer le télétravail pour respecter les consignes sécuritaires imposées par la loi en limitant le nombre de personnes dans les bureaux. Pour offrir un cadre de travail proche de celui d’une entreprise, de nombreuses solutions et applications ont été créées. 

Les outils Microsoft Office, pour un travail à domicile plus facile 

De nombreux outils de travail ont été développés pour faciliter le travail à domicile, notamment Microsoft Office 365, qui offre un espace de travail collaboratif digne des grandes entreprises aux petites infrastructures. En effet, Microsoft Office 365 est constitué de plusieurs applications intégrées (Word, Excel, PowerPoint) et offre au-delà de la messagerie courriel (Outlook), les fonctionnalités de conférences en ligne (Microsoft Teams) pour effectuer des conversations, émettre des appels, faire des réunions en vidéo-conférence, etc. 

Microsoft team 365 est personnalisable et s’adapte à l’organisation de l’entreprise et à votre équipe de travail, notamment grâce à son intégration avec les agendas. 

Les outils web pour gérer le travail en équipe 

Par ailleurs, il existe d’autres outils de travail collaboratif en télétravail pour la gestion de projet, tels que Trello, Monday, Microsoft Project, ClickUp, Asana, etc. Ces applications offrent des fonctionnalités qui vous permettent une très bonne planification et un suivi de l’évolution de votre activité en entreprise. 

Il existe également des applications de prise de note comme Google Keep et Microsoft To Do, qui vous aident à créer une liste des tâches quotidiennes à accomplir. En plus de cela, on retrouve des outils comme Slack qui propose un espace de travail unique pour toute votre équipe. Cette application contient des canaux de discussion par thématique et une messagerie privée. Certaines applications vous permettent d’organiser des appels vidéo et audio à plusieurs et de partager rapidement les fichiers tels que Team Microsoft énumérés ci-dessus, Skype, Zoom et Spice. 

On cite également l’application Wetransfer qui facilite le transfert des fichiers, même les plus lourds. 

Une fois que vous avez transféré vos fichiers, Wetransfert envoie une notification au destinataire lorsqu’ils sont prêts à être téléchargés. De plus, le destinataire reçoit un rappel au cas où il n’a pas pris connaissance du fichier qui lui a été transféré après plusieurs jours. Il y a tellement d’applications web en ligne qui offrent de meilleures conditions de travail collaboratif en télétravail. 

La méthode 5S appliquée au télétravail 

Appliquée généralement au sein d’une entreprise, elle fonctionne aussi en télétravail, c’est la méthode des 5S. Parmi ces opérations on retrouve : 

  • Seiri (Rangement de l’espace) : Retirez tout simplement ce qui vous est inutile, puis mettez en place les outils de travail nécessaires aux objectifs à atteindre. 
  • Seito (Organiser au mieux son lieu de travail) : Rangez et optimisez au mieux votre espace de travail pour éviter les déplacements physiques.
  • Seiso (nettoyer) : Rendez propre votre espace de travail.
  • Seiketsu (procédures) : Normalisez ou uniformisez vos règles de travail.
  • Shitsuke (éduquer) : Faites évoluer et progresser votre méthode de travail en appliquant rigoureusement les quatre règles précédentes. 

Au-delà d’appliquer ces 5 règles, il faut aussi adapter votre environnement de travail à vos besoins.